Gruppentermin erstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Schritt: Informationen
• 2. Schritt: Einstellungen
• 3. Schritt: Kapazität
• 4. Schritt: Zeitfenster
  • Bestimmte Tage
  • Wiederkehrende Tage
• Gruppentermin Buchungsfragen

Lies dir unseren Artikel durch oder sieh dir das Video zur Erstellung von Gruppenterminen an!

Öffne die Übersicht deiner Gruppentermine in der Navigation unter "Termine" -> "Gruppentermine".

Klicke nun auf "Erstellen", um einen neuen Gruppentermin zu erstellen und mit der Schritt-für-Schritt Erstellung zu beginnen.

1. Schritt: Informationen

Gib deinem Gruppentermin einen passenden Namen und gib eine Beschreibung / Anweisung ein. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte, wähle deshalb ein passendes aus und füge es deinem Gruppentermin hinzu. Dies ist jedoch keine Pflicht.

Bei dem Preis kannst du einen Betrag eingeben. Alternativ kannst du den Gruppentermin kostenlos anbieten oder den Preis verbergen. Klicke dafür auf die entsprechenden Button.

Wie Deine Kunden bezahlen können legst Du in den Einstellungen unter Online-Zahlung fest. Dort gibst Du an, ob vor Ort, oder gleich während der Buchung mit Kreditkarte bezahlt werden kann. Für eine Kreditkartenzahlung benötigst du einen Stripe Account. Mehr dazu erfährst du hier. Zusätzlich kannst du mit einem bexio Account die Bezahlung mit Rechnung ermöglichen.

Falls du den Gruppentermin nur ausgewählten Kunden zur Verfügung stellen möchtest, dann kannst du die entsprechende Schaltfläche unter Geheimer Gruppentermin? aktivieren (wechselt auf grün). Schicke anschliessend den Buchungslink für diesen Event an die ausgewählten Personen weiter. Falls der Termin offen für jeden ist, muss die Schaltfläche deaktiviert sein (grau).

Wenn ein Google-Tag-Manager mit Calenso verknüpft ist, kann für die Gruppentermine die Auswertung der Anmeldungen über die Festlegung einer Google-Tag-Manager Kategorie gegliedert werden. So erzielt man eine bessere Übersichtlichkeit bei der Auswertung. Wie die Kategorie benannt werden soll, bleibt dabei dem Nutzer überlassen. Wie der Google-Tag-Manager funktioniert und wie er implementiert werden kann, erklären wir hier.

Definiere anschliessend deinen MWST-Satz für den Gruppentermin.

Klicke auf "Weiter", um mit der Erstellung fortzufahren.

2. Schritt: Ort

Teile nun Deinen Gästen mit, wo der Gruppentermin stattfinden soll.

Wie in diesem Beispiel wurde als Ort der "Gruppentermin Ort" ausgewählt, wodurch den Gästen der Freitext im Feld von Ort (spezifische Adresse oder Freitext): angezeigt wird.

Unter Ort kann zwischen den Optionen gewählt werden, die bereits unter Einstellungen/Meeting-Anbieter bzw. den Ressourcen/Mitarbeiter zugeordnet worden sind.

Zusätzlich kann unter Weiteren Meeting-Anbieter verbinden eine der folgenden Optionen (sofern im Abonnement enthalten) hinzugefügt werden. Sind mehrere Meeting-Anbieter verbunden, kann mit dem Schalter darüber gesteuert werden, ob Gäste auswählen können, wo der Termin stattfindet.

Damit auch der Link zu einem Online-Meeting in der Buchungsbestätigung angezeigt wird, muss der entsprechende Meeting-Anbieter im oberen Bereich unter Ort ausgewählt werden.

Im Menü der Meeting-Anbieter erhält man die Übersicht, welche Meeting-Anbieter bereits mit dem Gruppentermin verbunden sind. Die drei Punkte ermöglichen, einen weiteren Anbieter hinzuzufügen, die bestehenden zu sortieren. 

Die Filter-Funktion erlaubt z.B. zwischen den Meeting-Anbietern des Gruppentermins und den allgemein den Mitarbeitern/Ressourcen zugewiesenen MeetingAnbietern zu wechseln oder diese über das Suchfeld zu finden.

3. Schritt: Einstellungen

Unter Kalendereintrag erstellen? wird für jedes neu erstellte Zeitfenster sofort ein Eintrag im Kalender der zugewiesenen Ressource erstellt, wenn diese Option aktiv ist (Standard). Wird diese Einstellung deaktiviert, wird der Eintrag im Kalender der zugewiesenen Ressource erst erstellt, wenn die erste Buchung im entsprechenden Zeitfenster erfolgt ist.

In den Einstellungen wird ebenfalls festgelegt, wie viele Teilnehmer für den Gruppentermin zugelassen sind.

Jedoch erhöht sich die Anzahl der zugelassenen Teilnehmer, wenn die Option aktiviert wird, dass Teilnehmer Gäste mitbringen dürfen. In diesem Beispiel mit 40 Teilnehmern, die jeweils bis zu 2 Gäste mitbringen dürfen, erhöht sich die Gesamtzahl an Teilnehmern somit auf bis zu 120 Personen.

Ausserdem kann die Option einer Warteliste aktiviert werden und wie viele Teilnehmer diese umfassen darf.

Klicke auf "Weiter", um auf den nächsten Schritt zu gelangen.

4. Schritt: Zeitfenster

Bestimmte Tage

Wenn du bestimmte Tage als Zeitfenster auswählst, kannst du rechts im Kalender einzelne Tage auswählen. 

Gib nun die Dauer eines Zeitbereichs ein und definiere die Zeitfenster.

Beispiel: Du hast eine Yoga-Lehrerin auf Besuch bei dir, welche für eine Woche vom 9.-13. Januar jeweils morgens zwischen 8:00-12:00 Uhr und nachmittags/abends zwischen 16:00-20:00 Uhr Yoaga-Lektionen à 30 Minuten anbietet. Folgende Einstellungen werden gemacht:

1. Art des Zeitfensters definieren: Bestimmte Tage auswählen
2. Buchbare Ressource: Speziallehrerin, muss bei den Mitarbeitern erstellt werden. Diese Ressource erhält die Bestätigung von Gruppentermin-Buchungen, sofern dieses unter Einstellungen/Benachrichtigungen ausgewählt wurde.
3. Dauer des Zeitfensters: 30 Minuten anwählen
4. Füge zwei Zeitfenster unter Zeitbereich ein:
   8:00-12:00 Uhr und 16:00-20:00 Uhr
5. Im Kalender 9.-13. November anwählen
6. Die Kapazität ggf. anpassen, falls diese vom Standard aus Schritt 3 abweicht
7. Auf Übernehmen klicken um die Zeitfenster erstellen zu lassen

Resultat: Dir werden automatisch Zeitfenster à 30 Minuten in den angegebenen Zeitfenstern erstellt. Du musst diese nicht einzeln erfassen.

Nachdem auf Übernehmen geklickt wurde, werden für alle ausgewählten Tage im definierten Zeitbereich alle Zeitfenster (30 Minuten) erstellt, die darin Platz finden:

Die einzelnen Zeitfenster können bearbeitet werden (1):

• Es können die bereits angemeldeten Teilnehmer verwaltet werden
• Es kann das Zeitfenster allgemein bearbeitet werden (Dauer, Start, Ende, Datum, Kapazität, Warteliste, Vorlauf für Anmeldung und Stornierung)
• Mit Zeitfenster in Kalender synchronisieren wird ein Eintrag im angebundenen Kalender der zuständigen Ressource erstellt, auch wenn die Einstellung besagt, dass dies erst nach einer Anmeldung eines Teilnehmers erfolgen soll
• Es können Excel und PDF-Dateien der Anmeldungen exportiert werden
• Das Zeitfenster kann auch wieder gelöscht werden

Die Warteschlange kann ebenfalls für einzelne Zeitfenster deaktiviert werden (2)

Wiederkehrende Tage

Wiederkehrende Tage als Art für Zeitfenster sind praktisch, falls du regelmässig Gruppentermine abhältst. Wähle dafür die Dauer der Zeitfenster und die Wochentage aus und definiere die Zeitbereiche.

Beispiel: Du bist Yoga-Lehrerin und bietest jeweils Kurse jeden Montag Morgen und Donnerstag Nachmittag an. Die nächste Kursdauer beträgt 3 Monate. Eine Lektion dauert 30 Minuten.

Vorgehen:

1. Wähle Wiederkehrende Tage als Zeitfenster-Art aus.
2. Wähle die buchbare Ressource aus
3. Die Dauer des Zeitfensters beträgt 30 Minuten
4. Die Anzahl der Zukünftigen Tage für Zeitfenster Erstellung beträgt 90 Tage = 3 Monate
5. Nun muss der Montag für die Erstellung der ersten Zeitfenster z.B. von 08:00-12:00 Uhr ausgewählt werden 
6. Die Kapazität für alle zu erstellenden Zeitfenster kann nochmals eingestellt werden
7. Auf "Übernehmen" klicken, um die Zeitfenster zu erstellen

Für den Donnerstag wird der Vorgang wiederholt und in Schritt 5. der Tag entsprechend ausgewählt und der Zeitbereich z.B. von 14:00-18:00 Uhr festgelegt.

Hier wird beschrieben, wie mehrtägige Gruppentermine erstellt werden.

Mit einem Klick auf "Weiter" gelangt man zum letzten Schritt.

Gruppentermin Buchungsfragen

Buchungsfragen sind auch bei einem Gruppentermin praktisch. Wenn ein Gruppentermin neu erstellt wird, sind keine Buchungsfragen aktiviert. Ausgenommen davon sind Fragen, welche für Gruppentermine allgemein bei der Erstellung aktiviert wurden. 

Links werden alle erfassten Buchungsfragen aufgelistet, die zur Verfügung stehen. Durch "Drag & Drop" können diese in die rechte Spalte gezogen werden und sind somit für diesen Gruppentermin aktiviert. Wenn alle Buchungsfragen aktiviert werden sollen, gibt es dafür einen entsprechenden Schalter am linken Rand über der Liste der möglichen Buchungsfragen.

Falls eine zusätzliche neue Buchungsfrage benötigt wird, kann diese direkt über das "Plus"-Zeichen erstellt werden. Das Vorgehen ist dasselbe, wie bei einer normalen Buchungsfrage.

Hier wird beschrieben, was bei der Erstellung von Buchungsfragen wichtig ist.

Die neue Buchungsfrage wird anschliessend in der Liste der möglichen Buchungsfragen angezeigt und kann ebenfalls in die rechte Spalte gezogen werden, um sie für diesen Gruppentermin zu aktivieren.

Klicke auf "Beenden", um die Erstellung des Gruppentermins abzuschliessen.