INHALTSVERZEICHNIS


Lies dir unseren Artikel durch oder sieh dir das Video zur Erstellung von Gruppenterminen an!



Öffne die Übersicht deiner Gruppentermine in der Navigation unter "Termine" -> "Gruppentermine".



Klicke nun auf "Erstellen", um einen neuen Gruppentermin zu erstellen und mit der Schritt-für-Schritt Erstellung zu beginnen.



1. Schritt: Informationen

Gib deinem Gruppentermin einen passenden Namen, füge einen Ort hinzu und gib eine Beschreibung ein. Ein Bild sagt meist 1000 Worte, wähle deshalb ein passende aus und füge es deinem Gruppentermin hinzu. Dies ist jedoch keine Pflicht.


Bei dem Preis kannst du selbstverständlich einen eigenen Betrag eingeben. Alternativ kannst du den Gruppentermin kostenlos anbieten oder den Preis verbergen. Klicke dafür auf die entsprechenden Button.


Gib nun die Zahlungsmöglichkeit deines Kunden an. Soll er oder sie vor Ort bezahlen oder gleich während der Buchung mit Kreditkarte? Für eine Kreditkartenzahlung benötigst du einen Stripe Account. Mehr dazu erfährst du hier. Zusätzlich kannst du mit einem bexio Account die Bezahlung mit Rechnung ermöglichen.


Falls du den Gruppentermin nur ausgewählten Kunden zur Verfügung stellen möchtest, dann kannst du die entsprechende Schaltfläche aktivieren (wechselt auf grün). Schicke anschliessend den Buchungslink für diesen Event an die ausgewählten Personen weiter. Falls der Termin offen für jeden ist, muss die Schaltfläche deaktiviert sein (grau).


Definiere anschliessend deinen MWST-Satz für den Gruppentermin.



Klicke auf "Weiter", um mit der Erstellung fortzufahren.


2. Schritt: Einstellungen

Willst du einen Kalendereintrag für deine Mitarbeiter erstellen? Aktiviere die Schaltfläche "Kalendereintrag erstellen?". Wenn du gerne deine Kunden vor dem Gruppentermin erinnern möchtest, dann aktiviere die Schaltfläche "Einladungserinnerung senden?" an und wähle zwischen einer Benachrichtigung per SMS oder E-Mail.

Wenn dein Gruppentermin stornierbar sein soll, dann füge den Link für die Stornierung zur Ereignisbestätigung und Ereigniserinnerung hinzu. Gib die Bedinungen und die Absagendauer vor dem Gruppentermin an.



Klicke auf "Weiter", um auf den nächsten Schritt zu gelangen.


3. Schritt: Kapazität

Wähle nun aus, wie viele Personen an deinem Gruppentermin teilnehmen können. Wenn du es deinen Kunden erlaubst, jemand mitzunehmen, dann erfährst du das auch. Im Buchungsprozess wird der Kunde automatisch gefragt, ob Gäste mitgenommen werden oder nicht. Wenn du diese Funktion nicht erlaubst, wird der Kunde auch nicht danach gefragt.

Die Warteliste ist eine besondere Funktion. Sie erlaubt es Kunden sich darauf einzutragen, wenn der Gruppentermin ausgebucht ist. Dem Kunden wird klar kommuniziert, dass es sich um einen Wartelistenplatz und nicht einen definitiven Platz handelt. Praktisch ist, dass wenn jemand von der definitiven Liste den Termin storniert, rutscht automatisch der oberste Kunde auf der Warteliste nach und wird benachrichtigt. Du musst nichts dafür tun. Hier erfährst du mehr zu Wartelisten.



Klicke auf "Weiter", um zum Schritt 4 zu gelangen.


4. Schritt: Zeitfenster

Bestimmte Tage

Wenn du bestimmte Tage als Zeitfenster auswählst, kannst du rechts im Kalender einzelne Tage auswählen. Beachte, dass nur Tage zur Verfügung stehen, an denen dein Mitarbeiter buchbar ist.

Gib nun die Dauer eines Zeitfensters ein und definiere die Zeitfenster.

Beispiel: Du hast eine Yoga-Lehrerin auf Besuch bei dir, welche für eine Woche vom 11.-15. November jeweils morgens zwischen 8:00-12:00 Uhr und nachmittags/abends zwischen 16:00-20:00 Uhr Yoaga-Lektionen à 30 Minuten anbietet. Folgende Einstellungen werden gemacht:

  1. Art: Bestimmte Tage -> im Kalender 11.-15. November anwählen
  2. Buchbare Ressource: Speziallehrerin, muss bei den Mitarbeitern erstellt werden.
  3. Dauer des Zeitfensters: 30 Minuten anwählen
  4. Füge zwei Zeitfenster unterhalb des Kalenders ein.
    1. Zeitfenster: 8:00-12:00 Uhr, 2. Zeitfenster: 16:00-20:00 Uhr

Resultat: Dir werden automatisch Zeitfenster à 30 Minuten in den angegebenen Zeitfenstern erstellt. Du musst diese nicht einzeln erfassen.



Wiederkehrende Tage

Wiederkehrende Tage als Art für Zeitfenster sind praktisch, falls du regelmässig Gruppentermine abhältst. Wähle dafür die Dauer des Zeitfensters und die Wochentage aus und definiere die Zeitbereiche.

Beispiel: Du bist Yoga-Lehrerin und bietest jeweils Kurse jeden Montag Morgen und Donnerstag Nachmittag an. Die nächste Kursdauer beträgt 3 Monate. Eine Lektion dauert 30 Minuten.

Vorgehen:

  1. Wähle "Wiederkehrende Tage" als Zeitfenster-Art aus.
  2. Wähle die buchbare Ressource aus
  3. Die Dauer des Zeitfensters dauert 30 Minuten
  4. Die Dauer des zweiten Zeitfensters (Dauer für die wiederkehrenden Zeitfenster) dauert 3 Monate = 90 Tage
  5. Nun wählst du den Montag aus und definierst den Zeitbereich z.B. von 08:00-12:00 Uhr. 
  6. Klicke auf "Übernehmen"
  7. Nun wählst du den Donnerstag aus und definierst den Zeitbereich z.B. von 14:00-18:00 Uhr.
  8. Klicke auf "Übernehmen"

Nun werden dir für die nächsten 90 Tage Zeitfenster erstellt, die jeweils am Montag Morgen (8 Zeitfenster, da 4h / 30 Minuten) und Donnerstag Nachmittag (ebenfalls 8) buchbar sind.



Klicke auf "Weiter", um zum letzten Schritt zu gelangen.


Hier erfährst du, wie du mehrtägige Gruppentermine erstellst.


Gruppentermin Buchungsfragen

Buchungsfragen sind auch bei einem Gruppentermin praktisch. Wenn du einen neuen Gruppentermin erstellst, sind keine Buchungsfragen aktiviert. Ausgenommen davon sind Fragen, welche für Gruppentermine bei der Erstellung aktiviert wurden. 


Dir werden alle erfassten Buchungsfragen aufgelistet, die du nun durch Ziehen in die Spalte der "aktivierten Buchungsfragen" ziehen kannst. Wenn du alle Fragen aktivieren möchtest, dann klicke einfach auf die Schaltfläche oben.


Damit du für eine neue Buchungsfrage nicht die Schritt für Schritt Erstellung verlassen musst, kannst du diese gleich hier neu erstellen. Das Vorgehen ist dasselbe, wie bei einer normalen Buchungsfrage. Klicke auf "+", um eine neue Buchungsfrage hinzuzufügen. Hier erfährst du, was bei der Erstellung von Buchungsfragen wichtig ist.


Die neue Buchungsfrage wird dir anschliessend in der Liste der möglichen Buchungsfragen angezeigt und kann ebenfalls in die andere Spalte gezogen werden.


Übrigens kannst du deine Buchungsfragen nach belieben anordnen. Schiebe die Kästchen einfach in die richtige Reihenfolge. 



Klicke auf "Beenden", um die Erstellung des Gruppentermins abzuschliessen.