Verfügbarkeiten im externen Kalender anlegen

Bisher mussten alle Verfügbarkeiten für mögliche Termine im Calenso-Dashboard angelegt werden. Nun ist es möglich, Verfügbarkeiten auch im Office365 und Exchange-Kalender zu definieren. Calenso wird diese extern angelegten Verfügbarkeiten automatisch übernehmen und im Buchungs-Widget als mögliche Termine anbieten.

INHALTSVERZEICHNIS

• Voraussetzungen
  
• Video-Anleitung
• Kategorie vordefinieren / neu bestimmen
• Verfügbarkeiten im Kalender anlegen
• Ansicht im externen Kalender
• Ansicht im Buchungs-Widget
• Fazit

Voraussetzungen

1. Sie benötigen einen Office365- oder Exchange-Kalender, der mit Calenso verbunden ist. Im nachfolgenden Support-Artikel finden Sie die passende Anleitung, wie Sie Ihren Kalender verknüpfen können:

Office365-Kalender synchronisieren
Exchange-Kalender synchronisieren

2. Damit Sie diese Kalender mit Calenso verbinden können, benötigen Sie das passende Abonnement (Entreprise-Lizenz). Auf unserer Webseite finden Sie alle Lizenzen und deren Funktionen: Calenso-Lizenzen und Funktionen

3. Bitte definieren Sie vorab die verschiedenen Kategorien in Ihrem Kalender, die Sie künftig verwenden wollen. Diese können zum Beispiel wie folgt lauten: Buchbar / Abwesend / Freier Tag / Ausser Haus / Urlaub / Feiertag usw.

4. Bitte vereinbaren Sie anschliessend mit unserem Support einen Beratungstermin, damit wir Ihre vordefinierten Kategorien für Ihren Calenso-Account hinterlegen können.

Video-Anleitung

-Video folgt in Kürze-

Kategorie vordefinieren / neu bestimmen

Um eine Kategorie im externen Kalender zu benennen, klicken Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste in das leere Feld. Wählen Sie anschliessend "Neues Ereignis":

Jetzt können Sie eine neue Kategorie hinzufügen:

In unserem Beispiel nennen wir die Kategore "Buchbar in Calenso", wählen die Farbe Grün und speichern die neue Kategorie:

Verfügbarkeiten im Kalender anlegen

Nun können Sie Ihre Verfügbarkeiten u.v.m. in Ihrem externen Kalender anlegen. Wie Sie dabei vorgehen, erklären wir Ihnen in den nachfolgenden Schritten.

Öffnen Sie Ihren Exchange/Office365-Kalender. Nun können Sie das gewünschte Datum anwählen und Ihre verfügbare Zeit eintragen, indem Sie im Kalender per rechtem Mausklick ein neues Ereignis eintragen:

Die Bezeichnung ihrer Verfügbarkeit im entsprechenden Feld erfassen, ggf. das Datum sowie die Zeitdauer anpassen und speichern:

Nun erscheint die Verfügbarkeit in Ihrem Exchange/Office365-Kalender als "Buchbar" bzw. so, wie Sie Ihre Kategorie vordefiniert haben.

Ansicht im externen Kalender

In unserem Beispiel haben wir zusätzlich einen privaten Termin eingetragen, um zu demonstrieren, wie das Buchungs-Widget darauf reagiert. Das Widget wird bei der Terminfindung diesen externen Termin als nicht buchbar berücksichtigen:

Ansicht im Buchungs-Widget

Hier können wir im Buchuns-Widget sehen, dass nur die verfügbare Zeit ersichtlich ist. Somit hat das Widget die gebuchten Termine als "besetzt" erkannt und daher nicht als Verfügbarkeit angeboten:

Fazit

Wir haben diese Funktion möglich gemacht, damit Sie nicht mehr über das Calenso-Dashboard die Verfügbarkeiten eintragen müssen. Somit können Sie direkt in Ihrem Kalender definieren, wann Sie Zeit für Kundentermine haben.