Mitarbeiter an mehreren Standorten buchbar machen

Problemstellung

Grundsätzlich können in der Konfiguration von Calenso Ressourcen / Mitarbeiter nur einem Standort zugeordnet werden.

Jedoch gibt es die Möglichkeit, an mehreren Standorten tätig zu sein und und auch in Calenso für diese buchbar zu werden. Es gibt jedoch einige Dinge zu beachten. Es muss z.B. zwischen Mitarbeiter und Ressourcen unterschieden werden.

Terminologie:

Mitarbeiter sind z.B. buchbare Personen, die über ein Login zum Calenso Dashboard verfügen. Sie loggen sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort ein. Darum darf eine E-Mail-Adresse nicht für mehr als einen Mitarbeiter verwenden.

Ressourcen können ebenfalls Personen sein, die über Calenso gebucht werden können. Jedoch verfügen Ressourcen nicht über einen Login zum Calenso Dashboard. Darum dürfen E-Mail-Adressen auch für mehrere Ressourcen verwendet werden.

Lösung:

Um an einem weiteren Standort gebucht werden zu können, muss eine zusätzliche Ressource an diesem weiteren Standort angelegt werden.

Für diese Ressource kann in diesem Fall auch die selbe E-Mail-Adresse verwendet werden. Wie bereits angesprochen, wird das mit einem Mitarbeiter nicht möglich sein. Die selbe E-Mail-Adresse zu verwenden, wäre wichtig, damit die Benachrichtigungen z.B. über neue Terminbuchungen an eine einheitliche E-Mail-Adresse der selben Person gehen, auch wenn diese Person durch mehrere Ressourcen repräsentiert wird.

Wichtig

Damit sich Termine von mehreren Ressourcen nicht überschneiden, muss darauf geachtet werden, dass die Verfügbarkeiten entsprechend aufgeteilt werden.

Zusätzlich kann eine Überschneidung von Terminbuchungen vermieden werden, indem mit allen Ressourcen der gleiche externe Kalender verknüpft wird, wie auch für den ursprünglichen Mitarbeiter. So wird ein gebuchter Termin mit allen Ressourcen synchronisiert, sodass diese nicht mehr zu diesem Zeitpunkt gebucht werden können.