Eine der aufwendigsten Terminkoordinationen ist jene, bei der mehr als zwei Personen beteiligt sind.
Calenso macht den bisher grössten Entwicklungsschritt mit der Einführung von Konferenzen. So lässt sich diese aufwendigste Art der Terminvereinbarung nun in einem Bruchteil der Zeit abwickeln.
INHALTSVERZEICHNIS
- Video
- Ab welchem Abo ist die Funktion verfügbar?
- Voraussetzungen
- Anlegen einer Konferenz
- Überprüfung
- Wie kann der Buchungslink der Konferenz geteilt werden?
Video
Ab welchem Abo ist die Funktion verfügbar?
Die Calenso Konferenzen sind ab dem Business Abonnement verfügbar.
Es können 5 Konferenzen angelegt, und bis zu 5 weitere Konferenzen zusätzlich abonniert werden.
Werden 11 oder mehr Konferenzen benötigt, sind diese mit einer Enterprise-Lizenz möglich.
Voraussetzungen
Es soll ein Termin mit mehr als einer Person vereinbart werden.
Alle Personen, die einen gemeinsamen Termin anbieten wollen, gehören derselben Filiale an.
Die angebotenen Dienstleistungen werden von allen beteiligten Personen angeboten.
Anlegen einer Konferenz
Unter dem Menüpunkt Termine finden Sie den Unterpunkt Konferenzen.
Folgende Eingaben sind für eine Konferenz erforderlich:
Titel
Benennen Sie Ihre Konferenz, z.B. Bewerbungsgespräch. Dies wird als Titel auf der Buchungsseite erscheinen.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite
Beschreibung
Geben Sie kurz wieder, was Ihre Konferenz beinhalten wird.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite
Filiale
Es muss vorab eine Filiale ausgewählt werden, deren Mitarbeiter für eine Konferenz zur Verfügung stehen sollen. Die Adresse der Filiale wird auf der Buchungsseite angezeigt.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite
Dienstleistungen
Es kann eine oder mehrere Dienstleistungen ausgewählt werden, zwischen denen sich der Buchende entscheiden kann. Alle gewünschten Mitarbeiter müssen diese Dienstleistung anbieten können, damit sie der Konferenz hinzugefügt werden können.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard. Nur eine Dienstleistung ist ausgewählt.
Wird nur eine Dienstleistung ausgewählt, überspringt Calenso die Auswahl der Dienstleistung und geht direkt zur Datumsauswahl. Die Dienstleistung wird am Ende des Buchungsprozesses in der Zusammenfassung angezeigt.
Werden mehrere Dienstleistungen ausgewählt, erscheint auch der erste Buchungsschritt der Dienstleistungsauswahl.
Ansicht der Buchungsseite, wenn mehrere Dienstleistungen zur Auswahl stehen.
Ressourcen / Mitarbeiter
Nun kann festgelegt werden, welche Personen an der Konferenz teilnehmen sollen. Dabei kann unterschieden werden, ob die Teilnahme der Person zwingend oder optional sein soll.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite mit den entsprechenden Labels, ob ein Mitarbeiter für den Termin erforderlich ist oder optional teilnehmen kann.
Damit alle gewünschten Mitarbeiter ausgewählt werden können, müssen diese übereinstimmend dieselben Dienstleistungen anbieten, die auch für die Konferenz angeboten werden.
Ablaufdatum (optional)
Der Buchungslink für die Konferenz kann mit einem Ablaufdatum und -Uhrzeit versehen werden. So muss die buchende Person bis zu diesem Zeitpunkt die Konferenz gebucht haben. Danch ist der Link zur Konferenz-Buchungsseite nicht mehr erreichbar.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Angelegte Konferenzen in der Übersicht
Nachdem die neue Konferenz erstellt wurde, erscheint diese ganz oben auf der Liste aller Konferenzen. Es wird die erste ausgewählte Person angezeigt und wie viele weitere Personen an diesem Termin teilnehmen sollen.
Über die drei Punkte am rechten Rand kann die Konferenz nochmals bearbeitet, gelöscht, oder der QR-Code bzw. der Buchungslink angezeigt werden.
Überprüfung
Rufen Sie die Buchungsseite zur Überprüfung einmal auf, um sicher zu gehen, dass es übereinstimmende Verfügbarkeiten gibt und diese im gewünschten Zeithorizont liegen.
Wie kann der Buchungslink der Konferenz geteilt werden?
Termine/Konferenzen
Der Buchungslink kann direkt nach der Erstellung angezeigt, kopiert und aufgerufen werden. Ausserdem kann der QR-Code, der auf die URL der Buchungsseite verweist, heruntergeladen werden.
Klicken Sie auf QR-Code anzeigen
Es öffnet sich ein Popup mit einem QR-Code zur Konferenz-Buchungsseite, diese kann direkt mit Klick auf den Link aufgerufen werden. Mit Klick auf den QR-Code wird dieser als PNG-Datei heruntergeladen.
Dashboard - Buchungslink-Generator
Der Buchungslink zur Konferenz kann auch über den Buchungslink-Generator auf dem Dashboard von Calenso erzeugt werden. Sobald Sie Konferenz ausgewählt haben, können Sie unter allen bereits angelegten, und noch gültigen, Konferenzen auswählen. Der entsprechende Buchungslink und QR-Code werdden anschliessend generiert.
Auf dem Dashboard sind Konferenzen ebenfalls in unserem Buchungslink-Generator verfügbar.
Wenn Konferenzen ausgewählt sind, kann unter dem Dropdown-Menü unter allen bisher angelegten Konferenzen ausgewählt werden.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Konferenzen oder auch zu anderen Themen, schreiben Sie an support@calenso.com.
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