Terminstatus: Termine manuell verwalten und bestätigen

Du möchtest Deine Termine nicht sofort automatisch bestätigen, sondern lieber die volle Kontrolle haben, welchen Terminen Du zusagst?

Oder Deine Terminvergabe durchläuft einen konkreten Prozess, bevor der Termin an Deine Kunden bestätigt werden kann?

Dafür haben wir die Terminstatus Funktion entwickelt. Hier erklären wir Dir, wie Du sie nutzen kannst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Für welches Abo ist die Terminstatus Funktion nutzbar?
• Was bringt der Terminstatus?
• Aktivierung der Terminstatus Funktion
• Terminstatus für einzelne Dienstleistungen aktivieren
• Terminstati anlegen und verwalten
• Buchungsverlauf mit Terminstatus
• Terminstatus aktualisieren
• Bestätigung an Kunden nach Aktualisierung des Status'
• Verlauf der Statusänderungen eines Termins anzeigen lassen
• Bestätigung an die Firma / Mitarbeiter nach Aktualisierung des Status'

Für welches Abo ist die Terminstatus Funktion nutzbar?

Die Terminstatus-Funktion ist nur den Nutzern unserer Enterprise Lizenz vorbehalten.

Was bringt der Terminstatus?

Nehmen wir an, Dein Prozess der Terminvereinbarung sieht komplexer aus, als eine sofortige Terminbestätigung an Deine Kunden.

Muss zunächst der Termin von der Geschäftsleitung abgesegnet werden? Vielleicht muss zusätzlich eine Vertretung im Team gefunden werden, bevor der Termin bestätigt werden kann? Evtl. sind noch zusätzliche Ressourcen notwendig, deren Verfügbarkeit noch geprüft werden muss?

Für jeden dieser Fälle kann ein individueller Status angelegt werden, den eine Terminbuchung durchlaufen muss, bevor der Termin in den nächsten Status übergehen oder an den Kundenbestätigt werden kann.

So kann eine Kette an Stati z.B. So aussehen:

• Terminanfrage ist eingegangen, ist noch unbearbeitet / Dem Kunden wird die Terminanfrage automatisch bestätigt
• Rücksprache mit Geschäftsleitung
• Termin wird von der Geschäftsleitung freigegeben / Vertretung im Team sicherstellen
• Vertretung ist geregelt / Konferenzraum frei?
• Konferenzraum ist frei / Termin zusagen / Dem Kunden wird der Termin bestätigt

Sollte eine der Status-Voraussetzungen nicht erfüllt werden (Geschäftsleitung/Vertretung/zusätzliche Ressourcen), kann der Termin direkt in einen weiteren Status, den der Terminabsage, überführt werden. Der Kunde wird so direkt informiert, dass der Termin nicht wahrgenommen werden kann.

Aktivierung der Terminstatus Funktion

Gehe unter Einstellungen auf Buchungs-Widget Einstellung:

Terminstatus für einzelne Dienstleistungen aktivieren

Betätige den Schalter Terminstatus Funktion aktivieren:

Nachdem Du unter den Buchungs-Widget Einstellungen den Terminstatus aktiviert hast, kannst Du nun die Funktion für einzelne Dienstleistungen aktivieren.

Gehe dazu unter Einstellungen auf Dienstleistungen und wähle unter der gewünschten Dienstleistung über die drei Punkte Bearbeiten.

Unter den erweiterten Einstellungen findest Du den Schalter, um die Terminstatus Funktion für diese Dienstleistung zu aktivieren.

Terminstati anlegen und verwalten

Nachdem Du Dich bereits in den Einstellungen bewegst, kannst Du nun in der Navigationsleiste auf der linken Seite, unter erweiterte Einstellungen, die Seite Terminstatus aufrufen.

Die Seite des Terminstatus wird zunächst leer sein. Mit dem "Plus" kannst Du hier einen neuen Terminstatus anlegen. 

Ein neuer Terminstatus kann, wie immer, mehrsprachig angelegt werden, sofern mehrere Sprachen in den Buchungs-Widget Einstellungen aktiviert worden sind.

Gib dem Status einen Namen und eine kurze Beschreibung.

Die Position gibt an, welche Stelle in der Reihenfolge der neu angelegte Terminstatus einnimmt.

Wird der Status als Start gekennzeichnet, so gehen Terminbuchungen zuerst in diesen Status über.

Start muss mindestens einem Status zugeordnet werden. Sind mehrere Stati als Start gekennzeichnet, so wird der Status mit der höheren Position zuerst eingenommen.

Ist ein Status als Buchungsbestätigung angelegt, dann wird Die Buchung an den Kunden bestätigt und der Kalendereintrag vorgenommen, sobald eine Terminbuchung diesen Status einnimmt. Im Prinzip so, wie es in Calenso sonst vollautomatisch geschieht.

Ist Absage ausgewählt, dann wird durch diesen Status der Workflow einer Terminabsage an den Kunden ausgelöst.

Die Farbe unterstreicht die Statusangabe und macht diesen schneller ersichtlich. Hier die einzelnen Farben im Überblick:

Nachdem mehrere Termin-Stati angelegt wurden, könnte deren Übersicht beispielsweise so aussehen.

Buchungsverlauf mit Terminstatus

Wurden einer Dienstleistung verschiedene Stati, so wie oben gezeigt, zugeordnet, so sieht ein Buchungsprozess wie folgt aus:

Der Buchungsprozess sieht im ersten Schritt genauso aus wie immer, der Kunde sucht über das Buchungs-Widget die entsprechende Dienstleistung und das passende Datum und die Uhrzeit aus.

Jedoch wird in der Bestätigungs-Email nicht der Termin bestätigt, sondern nur der Eingang der Terminanfrage.

Im Calenso Dashboard erscheint der angefragte Termin mit dem entsprechenden Status.

Dadurch, dass der Status Anfrage mit dem Prädikat "Ist Start?" versehen wurde, beginnt der Buchungsprozess mit diesem Status.

Terminstatus aktualisieren

Wie oben bereits zu sehen ist, kann der primäre Status der Anfrage bearbeitet werden und z.B. in eine Bestätigung geändert werden.

Oder der Status wird alternativ in eine Absage geändert:

Nachdem die Anfrage z.B. auf einen Status mit dem Prädikat "Ist Buchungsbestätigung?" geändert wurde, verschwindet zunächst die Anfrage aus der Übersicht der unbestätigten Terminanfragen.

Aktiviert man jedoch den Schalter "Bestätigte Termine  anzeigen" kann man den Termin wieder einsehen, der jetzt den neuen Status "Bestätigung" hat.

Bestätigung an Kunden nach Aktualisierung des Status'

Zunächst erhalten die Kunden eine Vorankündigung, dass der Termin bestätigt wurde.

Anschliessend erhalten die Kunden die offizielle Bestätigung.

Verlauf der Statusänderungen eines Termins anzeigen lassen

Um zu sehen, welche Stati ein Termin bisher durchlaufen hat, gehe in der Übersicht der unbestätigten Termine (Dashboard) über die drei Punkte oben Rechts auf Verlauf.

Es erscheint eine Übersicht aller durchlaufenen Stati in chronologischer Reihenfolge, mit dem aktuellsten Status an oberster Stelle.

Bestätigung an die Firma / Mitarbeiter nach Aktualisierung des Status'

Auch die verantwortlichen Mitarbeitenden bzw. die Firma erhält die Vorankündigung der Terminbestätigung.

Kurz darauf wird die offizielle Bestätigung an die Mitarbeitenden bzw. die Firma gesendet.

Wenn Du noch Fragen zum Thema Terminstatus oder auch anderen Themen hast, schreib an support@calenso.com.